RÉPONSE DE VOICE AU RAPPORT D’ENQUÊTE SUR LA PERCEPTION DES PARTENAIRES
Depuis sa création, Voice a cherché activement à écouter et à apprendre de ses partenaires bénéficiaires. Il s´agit de notre engagement et de notre aspiration à être un organisme de subvention vraiment inclusif, mettant en pratique les principes auxquels nous sommes attachés : Ne laisser personne pour compte et Rien sur nous sans nous (NOW-Nous). Conformément à cette philosophie, en février 2021, Voice a demandé au Center for Effective Philanthropy (CEP), Center for Effective Philanthropy (CEP), de mener une enquête confidentielle auprès de ses partenaires bénéficiaires afin de comprendre ce que nous faisons bien et ce que nous pourrions améliorer. Nous sommes reconnaissants envers les 257 partenaires bénéficiaires (soit un taux de réponse de 69 % !) qui ont pris le temps de se livrer à cet exercice à un moment particulièrement difficile et contraignant. Le rapport global préparé par la CEP est disponible ici
C´est avec beaucoup d’humilité et d’engagement que nous recevons vos idées et vos recommandations d’amélioration. Nous espérons également que cela soit le debut d’une conversation permanente entre vous et Voice. Nous sommes très contents d’apprendre que les partenaires subventionnés considèrent que Voice a un impact positif sur le travail des partenaires subventionnés eux-mêmes, leurs domaines d´activité et leurs communautés. Le sentiment de solidarité et de connexion forgé par nos efforts de Lien & Apprentissage a également été très bien perçu par les partenaires subventionnés en plus du soutien non monétaire que Voice offre. Nous sommes ravis d’apprendre que ces efforts ont contribué à développer les réseaux des partenaires subventionnés, à former de nouvelles collaborations, et/ou ont conduit à des innovations ou des changements dans leurs propres pratiques ou méthodes de travail. L’engagement de Voice en faveur de la diversité et de l’inclusion dans son travail et son engagement à combattre le racisme sont également clairement perçus et appréciés par nos partenaires bénéficiaires.
Étant engagés dans des méthodes de travail réfléchies en tant qu’organisme de subvention, nous continuerons à nous appuyer sur ces points positifs. Nous accorderons également une attention particulière aux domaines d’amélioration que nos partenaires bénéficiaires ont identifiés. Il s’agit notamment de la qualité des interactions entre l’équipe de Voice et les partenaires bénéficiaires, la rigueur, l’intensité et la formalité de certains processus de Voice, ainsi que la pression que ressentent les partenaires bénéficiaires pour changer leurs priorités organisationnelles au cours du développement de la proposition. Nous sommes honorés de recevoir ces feedbacks, qui sont particulièrement révélateurs dans le contexte des discussions sectorielles attendues depuis longtemps, mais en cours, sur la localisation, la décentralisation et la décolonisation de l’aide. Bien que nous soyons désireux de contribuer au changement systémique que réclame le mouvement #ShiftThePower /#Faire pencher la balance de pouvoir, nous sommes également engagés à prendre des mesures immédiates et tangibles qui démontrent notre intention d’être un organisme d’octroi de subventions féministe, inclusif et basé sur la confiance.
Depuis septembre 2021, Voice a pris des mesures pour assurer la diffusion et la socialisation des conclusions et recommandations du rapport d’enquête tant au sein de Voice même qu´au sein d’Oxfam Novib et Hivos. Des mesures visant à partager largement le rapport d’enquête avec les partenaires bénéficiaires ont été prévues, comme indiqué dans la section 2 ci-dessous. Voice a également entamé une réflexion interne sur la manière de traduire les recommandations reçues en changements concrets dans nos méthodes de travail. L’une de ces réflexions porte sur la question de la terminologie et sur un changement de notre formulation pour considérer les bénéficiaires comme des partenaires. Ce changement découle d’une compréhension collective du pouvoir du langage et de la manière dont la terminologie elle-même peut donner ou ôter le pouvoir. Nous cherchons à signaler notre intention d´édifier des partenariats transformateurs avec les groupes dont Voice finance le travail et de nous éloigner des méthodes de travail transactionnelles. Les dispositions décrites dans cette réponse sont quelques-unes des mesures que nous prenons pour nous assurer que ce changement de terminologie est concrétisé dans nos subventions et nos méthodes de travail.
Sur la base du rapport complet des constations, nous présentons ci-dessous certaines des actions spécifiques que nous allons prendre au sein de l’équipe de coordination et des équipes nationales pour répondre aux recommandations :
[1] L’infrastructure de Lien et Apprentissage de Voice a été décentralisée avec le recrutement de 10 responsables de Lien, Apprentissage et Amplification dans les pays cibles et la sélection d’organisations de facilitation de Lien et Apprentissage qui travaillent avec le coordinateur de Lien et Apprentissage pour assurer Lien et Apprentissage en tant qu´intervention.
RECOMMENDATIONS
ACTIONS PRÉVUES
1
Renforcer davantage les perceptions positives de l’impact sur les domaines des partenaires et des communautés locales, continuer à développer les efforts de Voice en matière de Lien et Apprentissage ainsi que la fourniture d’un soutien non monétaire.
L’équipe de Lien, Apprentissage et Amplification continuera à faire avancer les activités prévues, en encourageant la connexion et la collaboration entre les partenaires bénéficiaires.
Dans le cadre des stratégies d’octroi de subventions, nous testerons les moyens de fournir financière à nos partenaires bénéficiaires de subventions un renforcement des capacités techniques en matière de développement organisationnel et de résilience.
Voice au Kenya et en Tanzanie donnera la priorité à un soutien médiatique plus important pour les partenaires bénéficiaires. Cela pourrait se faire en publiant des articles dans les médias ou en collaborant avec ces derniers pour présenter les partenaires.
Voice en Indonésie développera un programme d’apprentissage tel que les Discussions de Groupes d´Apprentissage (plaidoyer, campagne médiatique, créativité et durabilité économiques) ainsi que le forum local des partenaires (sujet : égalité des sexes et inclusion sociale).
Aux Philippines, l’équipe de Voice créera un plan d’engagement et de communication pour amplifier davantage les matériels et extrants des partenaires bénéficiaires. Elle dressera également la carte des événements des partenaires, en ligne et hors ligne, afin que l’équipe de Voice puisse les soutenir et y participer. Voice aux Philippines améliorera également l’accessibilité linguistique en ajoutant de façon permanente les principales langues telles que le Cebuano et le Bisaya dans les appels à propositions.
2
Explorer des approches pour améliorer la qualité des interactions avec les partenaires
Nous prenons des mesures pour assurer la diffusion des résultats de l’enquête et des recommandations parmi tous les partenaires bénéficiaires de Voice. Voice au Niger, par exemple, organisera un atelier avec les partenaires bénéficiaires pour partager le rapport et créer une boucle de feedback. Voice aux Philippines est en train de développer une traduction visuelle du rapport pour des communications plus engageantes dans un contexte multilingue aux Philippines.
Nous organiserons des sessions de renforcement des capacités de communication pour tous les membres de l’équipe afin de nous assurer que nous travaillons à incarner la confiance et l’empathie dans toutes les interactions avec les partenaires bénéficiaires.
Nous développons également une enquête annuelle de feedback pour systématiser la manière dont nous recueillons le feedback des partenaires bénéficiaires.
Comme proposé par Voice au Cambodge et au Nigeria, nous allons immédiatement mettre en pratique un changement dans notre terminologie et nous référer aux bénéficiaires comme des partenaires.
Au Laos, au Niger et au niveau global, l’équipe explorera une stratégie consistant à intégrer intentionnellement du temps dans les plans d’activités hebdomadaires/mensuels pour l’interaction avec les partenaires. Voice au Laos créera également un groupe de courrier électronique pour la diffusion d’informations toutes les deux semaines.
Voice en Indonésie, après la mise en œuvre du rapport et du suivi basés sur la conversation, établira un dialogue ouvert et courtois dans l´idée d’avoir une discussion régulière par type de subvention, de sujet de mise en œuvre et de financement de projet. Dans toutes les équipes, l’adoption du rapport basé sur la conversation signale en soi une aspiration à établir des liens plus étroits avec les partenaires bénéficiaires et à encourager l’ouverture et la confiance.
3
Revoir les exigences de Voice en matière de propositions et de rapports pour identifier les domaines qui pourraient être révisés afin de s’assurer que les processus sont simplifiés, moins longs, utiles et plus adaptables aux circonstances des partenaires, en particulier pour les petites organisations partenaires.
Nous créerons une liste de contrôle standard de l’expérience d’utilisateur basée sur le manuel de subventions de Voice et la partagerons avec tous les candidats au début du processus de demande afin de leur donner une idée claire des délais et gérer les attentes concernant le processus de subvention. La liste de contrôle sera traduite dans la principale langue de travail de chaque pays cible de Voice.
Comme c’est déjà la pratique dans certaines équipes nationales de Voice, Voice aux Philippines et en Indonésie, nous enregistrerons sur vidéo la session de formation initiale des partenaires bénéficiaires et partagerons l’enregistrement avec eux.
Voice en Indonésie organisera des sessions de sensibilisation sous forme de webinaires détaillés de questions et réponses pour donner davantage de détails sur la façon de demander une subvention auprès de Voice. Voice au Kenya organise déjà des réunions de prise de contact en personne. Voice au Laos prévoit de tenir des séances d’informations approfondies avant le développement de propositions afin que les partenaires bénéficiaires et les partenaires potentiels aient l’occasion de recueillir autant d’informations que possible sur le projet et les exigences de la proposition.
Dans toutes les équipes, nous poursuivrons nos efforts pour trouver constamment et consciemment des moyens d’évaluer l’efficacité et l’efficience de nos processus et de nos exigences à travers nos sessions de réflexion internes intégrées dans diverses réunions, telles que les process cafés et les rencontres virtuelles.
4
Faciliter les discussions internes sur les facteurs à l’origine de la forte pression que les partenaires ressentent pour modifier leurs priorités organisationnelles au cours de l’élaboration de la proposition et chercher des moyens d’en atténuer les effets négatifs potentiels sur l’impact et les relations avec les partenaires.
Nous reconnaissons qu’un facteur clé du niveau élevé de pression que subissent les partenaires est dû à la nature de Voice en tant que soumissionnaire d´appel d’offres public qui impose non seulement des domaines d’intérêts spécifiques, mais aussi des modalités « d’appels à propositions ». Malheureusement, ces aspects ne peuvent pas être modifiés. Toutefois, dans toutes les équipes de Voice, nous nous engageons à appliquer l’apprentissage sur la communication consciente pour faire en sorte de rester respectueux et transparents envers les partenaires bénéficiaires pendant le processus de sélection des subventions. Nous chercherons à comprendre comment les partenaires bénéficiaires potentiels perçoivent Voice et partagerons les contraintes intégrées dans nos processus dès le départ. Nous maximiserons également l’utilisation du manuel de subventions par pays et évaluerons la possibilité de le traduire et de le partager avec les partenaires bénéficiaires potentiels lors des sessions d’information.
Nous utiliserons également les mécanismes internes existants pour la discussion et le renforcement des capacités afin de revoir périodiquement nos prestations sur cette question.
5
Envisager de fournir des subventions plus flexibles et pluriannuelles pour les partenaires bénéficiaires de confiance de Voice.
Cette recommandation peut continuer à être partiellement traitée dans le cadre des modalités de subvention existantes de Voice, y compris les subventions d’influence répétées et les subventions d’autonomisation et d’accélération. En outre, nous évaluerons la possibilité de soutenir nos partenaires bénéficiaires de subventions pour renforcer leur viabilité financière et leur résilience en fournissant un appui technique.
