Par Joan Letting, facilitatrice de Lien et Apprentissage, Voice au Kenya

En mars de cette année, j’ai eu le privilège de diriger l’équipe de Drylands Learning & Capacity Building Initiative (DLCI),le facilitateur de lien et apprentissage de Voice au Kenya, pour l’organisation de son événement annuel de lien et d’apprentissage.

L’événement a eu lieu au One Watamu Bay à Watamu, dans le comté de Kilifi, du 19 au 23 mars 2023. L’événement organisé par la DLCI en collaboration avec l’équipe de Voice au Kenya a rassemblé 92 participants de 30 partenaires de Voice, y compris leurs détenteurs de droits de tout le pays, WE LEAD, Voice au Kenya et la DLCI.

Dans ce court article, j’aimerais partager avec vous mes réflexions sur le processus de coordination d’un événement aussi unique. L’organisation d’un événement de Lien et Apprentissage pour les partenaires a été une expérience enrichissante et stimulante. Voici quelques leçons que j’ai prises à cœur :

1. Communication: Communication is key to the success of any event. Effective communication before, during, and after the event is important to ensure that all participants are aware of the event’s objectives, schedule, and logistics. Communication should be as clear as possible.
2. Le travail d’équipe : Le travail en équipe permet d’accomplir les tâches le plus rapidement et le plus efficacement possible. Merci à la DLCI et à l’équipe de Voice. Vous avez fait des prouesses ! Un grand merci à l’incroyable PDG Jarso Mokku et à l’équipe fantastique et très solidaire de Voice in Kenya, Diana Moreka et Mengo Mengo.
3. Des objectifs clairs : Il est essentiel d’avoir des objectifs clairs pour l’événement. Ces objectifs doivent être spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et limités dans le temps (SMART). Cela vous aidera à planifier l’événement de manière efficace et à vous assurer que l’événement atteint son but.
4. Planification et préparation : Le succès de l’événement dépend en grande partie de la planification et de la préparation. Vous devez élaborer un plan détaillé, comprenant un calendrier, un budget et des dispositions logistiques. Pour le transport, nous avons fait appel à un agent de voyage qui nous a épargné les tracas, mais nous avons quand même dû fournir tous les noms et numéros d’identification pour la réservation des vols.
5. Engagement : L’engagement des participants est essentiel à la réussite de l’événement. Encouragez-les à partager leurs expériences, leurs défis et leurs réussites. Offrez des possibilités de mise en réseau et de collaboration, telles que des sessions de non-conférence et des activités de groupe.
6. L’évaluation : L’évaluation de l’événement est essentielle pour comprendre son impact et identifier les domaines à améliorer. Recueillez les commentaires des participants et des parties prenantes et utilisez-les pour améliorer les événements futurs. Nous avons utilisé jotform pour recueillir les commentaires des participants.
7. La flexibilité : Il est essentiel d’être flexible et de s’adapter aux circonstances imprévues qui peuvent survenir au cours de l’événement. Prévoyez des plans d’urgence et soyez prêts à modifier le programme ou les activités si nécessaire. C’est essentiel. Une crise peut toujours survenir. Il est important d’avoir l’esprit vif en tant que dirigeant. Prenez rapidement des décisions judicieuses.

Pour mieux comprendre comment ces apprentissages ont émergé, vous pouvez lire ici l’autre article que j’ai écrit et qui raconte l’histoire de notre apprentissage collectif et de notre cohésion lors de l’événement Sauti Za Utu : L’événement annuel de lien et apprentissage au Kenya.