Deuxième partie : Apprentissages sur la facilitation technique

Par Evelien van Egmond,Organisatrice d’événements VoiceAt5 (freelance)

Vous souvenez-vous de la célébration de VoiceAt5 l’année dernière ? C’était le 7 avril 2021. Exactement les 5 ans de la naissance de Voice. Une bonne date pour célébrer la richesse des personnes qui composent la famille Voice et pour célébrer leur travail. Ensemble, nous avons organisé des célébrations nationales hors ligne au Mali, au Niger, au Nigeria, en Ouganda et au Laos, des célébrations nationales en ligne en Tanzanie, au Kenya, au Cambodge, en Indonésie et aux Philippines, ainsi qu’un programme mondial de 3 heures au cours duquel tout le monde s’est connecté en ligne. Plus de 385 personnes ont participé hors ligne – dans les capitales et dans les villages – et plus de 570 personnes se sont connectées en ligne. Quelle foule ! Voici un des commentaires que nous avons reçus après : Tout simplement « fantastique » ! Si nous avons besoin d’inspiration pour faciliter l’inclusion dans une première Assemblée mondiale (virtuelle), la voici : « 10 interprètes de langue, 5 interprètes de langage des signes et un sous-titrage ».

Le présent blog est le deuxième dans lequel je partage les leçons les plus importantes que j’ai apprises en tant qu’organisatrice de VoiceAt5 en ce qui concerne la facilitation technique. Je me focalise principalement sur le programme global de 3 heures. Dans le premier blog, je partage les leçons sur la facilitation du processus de l’événement, tout en me focalisant sur les 3 heures de programme en ligne. J’espère que ces leçons vous seront utiles lorsque vous organiserez également un événement hybride (en ligne et hors ligne).

Leçon 1 : Quelle plateforme répond le mieux aux besoins ?

Pour VoiceAt5, Zoom a été considérée comme la plateforme la plus pratique, car elle répondait aux besoins suivants : la fonction d’interprétation simultanée, la fonction de sous-titrage, la fonction de salles de réunion, l’accueil de grands groupes (jusqu’à 1,000 personnes avec fonction complémentaire), plusieurs co-animateurs, une bande passante relativement faible, un prix raisonnable et, en général, des personnes habituées à utiliser l’outil.

Zoom a amélioré sa politique de confidentialité, mais dans certaines circonstances, cela ne semble pas suffisant. Pour la célébration de VoiceAt5, ce ne fut pas considéré comme un handicap, tant que les participants étaient encouragés à ne partager que les informations avec lesquelles ils se sentent à l’aise, comme ils le feraient par exemple sur les médias sociaux. La plupart des personnes habituées à utiliser des plateformes en ligne le savent, mais il n’est jamais inutile d’attirer l’attention sur les questions de sécurité.

Leçon 2 : travailler avec de multiples licences et liens de réunion

Avez-vous l’intention d’organiser plusieurs réunions sur Zoom ? Par exemple, une réunion parallèle en Tanzanie et au Kenya en même temps ? C’est en ce moment que vous avez besoin de plusieurs licences Zoom. Nous avons dû organiser cela le matin même de l’événement… C’était faisable, mais stressant 🙂….

En plus de cela, nous voulions avoir 5 salles de réunion différentes avec des interprétations simultanées dans différentes langues. La fonction Zoom breakout ne propose pas (encore) d’options d’interprétation simultanée ou de sous-titrage. C’est pourquoi nous avons décidé de travailler avec 5 différents liens de réunion Zoom. Un lien distinct pour chaque salle. D’où 5 différentes licences Zoom.

Les participants qui connaissent bien Zoom et qui travaillent dans des environnements en ligne pouvaient naviguer assez facilement entre les salles, à condition que les liens soient clairement communiqués dans le chat. Toutefois, tous ne sont pas à l’aise pour le faire. Gardez à l’esprit qu’un certain nombre de personnes resteront dans la salle principale. Faites donc en sorte qu’un programme énergisant leur soit proposé dans la première salle.

Leçon 3 : Une technologie inclusive pour les personnes malentendantes

Pour les personnes malentendantes, il est très important qu’elles regardent une diffusion en direct de l’événement (via YouTube dans le cas de VoiceAt5) ou qu’elles participent à la session elle-même. Pourquoi ? En effet, soit un hôte peut mettre en relief les interprètes en langage des signes, soit les participants peuvent déterminer l’interprète de leur choix en langage des signes . Dans la diffusion en direct, les participants ne peuvent pas agrandir/se concentrer sur un interprète. Les captures d’écran des images ci-dessous montrent la différence. À gauche : très bien pour les personnes malentendantes (perspective zoom). À droite : pas clair (perspective diffusion en direct).

Leçon 4 : Une équipe technique spéciale

Au cours du processus de préparation, il est indispensable d’avoir une bonne équipe (voir la leçon 2 du blog 1). En plus de l’équipe de préparation, les rôles suivants sont recommandés le jour même de l’évènement :

• 1 personne pour garder la salle en ordre : pour faire entrer les participants (de la salle d’attente à la salle principale) et mettre les participants en sourdine si nécessaire.
• 1 personne pour partager l’écran/les photos/les vidéos/le son
• 1 personne pour soutenir les interprètes : les dactylos, les interprètes simultanés et les interprètes en langage des signes
• 1 personne pour mettre les gens en relief, notamment les interprètes en langage des signes
• 1 personne pour animer le chat

Ces personnes n’ont pas nécessairement besoin de se trouver dans le même espace physique, mais peuvent se connecter de partout dans le monde ! C’est une bonne occasion de puiser dans votre réseau mondial.

Leçon 5 : se familiariser avec la technologie. Pas seulement vous, mais toute votre équipe

Qui est votre public, qui sont les conférenciers, qui sont les interprètes, qui est votre équipe ? Quels sont leurs rôles et avec quelles fonctionnalités doivent-ils travailler pendant l’événement ? Assurez-vous d’avoir une bonne idée de leur niveau de connectivité et de leurs compétences techniques. Répétez ce que chaque personne doit maîtriser pour pouvoir remplir son rôle et établissez une liste de contrôle. Répétez et demandez le soutien dont chacun a besoin.

Leçon 6 : dans un espace en ligne, vous ne pouvez pas faire de tapes amicales sur l’épaule de quelqu’un

Notez que dans un espace en ligne, vous pouvez vous retrouver dans une situation où vous n’avez pas le sentiment de maitriser la situation. Vous ne pouvez simplement pas faire de tapes amicales sur l’épaule de quelqu’un. Ce qui rend plus difficile de dépanner quelqu’un. Au cours de VoiceAt5, je ne pouvais pas joindre un des interprètes. Ce qui constituait un problème. Pour résoudre ce genre de problèmes, créez des groupes Whatsapp temporaires par exemple. Un pour l’équipe principale, les animateurs, les interprètes linguistiques, les interprètes en langage des signes, les dactylos, les animateurs et les conférenciers. Lors des réunions préliminaires, veillez à ce que les participants trouvent le lien de ces groupes Whatsapp, sachent à qui s’adresser et commencent à les utiliser dès les répétitions. C’est pourquoi il est si important de répéter tout l’événement à l’avance (voir la leçon 3 du blog 1) et de pratiquer ce qu’il faut faire si les choses se passent différemment de ce qui était prévu !

Leçon 7 : Répétez les fonctionnalités techniques pendant l’événement. Encore et encore…

Ceci est très important. Assurez-vous que le(s) animateur(s) répète(nt) les instructions techniques et linguistiques au début de l’événement, après la pause, avant de passer aux groupes de discussion, ou à tout autre moment approprié de transition. Sur la base des expériences de la célébration mondiale de VoiceAt5, je recommande vivement de partager à l’avance quelque chose comme un plan virtuel avec tous les participants. Si les gens se perdent, ou s’ils veulent changer de salle, ils pourront retrouver leur chemin.

Leçon 8 : Faciliter le flux de communication

La plupart des équipes nationales de Voice ont travaillé avec un lien d’inscription. Pour la célébration mondiale, nous avons travaillé avec des e-mails. La prochaine fois, je travaillerais certainement aussi avec un lien d’inscription, comme Eventbrite. Ces outils ont des fonctions pratiques, comme l’envoi automatique d’un courriel après l’inscription d’une personne. Ils permettent également d’obtenir des informations et de maintenir la communication avec les participants.

C’est tout pour le moment. Ceci est le lien vers le premier blog sur la facilitation de processus. Bonne lecture !

Si vous souhaitez vous rafraîchir la mémoire et faire battre votre cœur plus vite en revenant sur la célébration de VoiceAt5, alors jetez un coup d’œil sur les vidéos suivantes !

• https://www.youtube.com/watch?v=VuXASanBhHo→ Chez M. Dansey, Abuja, Nigéria
• https://www.youtube.com/watch?v=T1DYRfWwU98&t=16s→ Célébration de Voice au Laos
• https://www.youtube.com/watch?v=lPNpoL-dEr8&ab_channel=VoiceGlobal→ 5 ans de Voice : compilation
• https://www.youtube.com/watch?v=tsZaPmE-GBA&t=14s → VoiceAt5, suite