Première partie : Apprentissage sur la facilitation de processus

Par Evelien van Egmond, Organisatrice d’événements VoiceAt5 (freelance)

Vous souvenez-vous de la célébration de VoiceAt5 de l’année dernière ? Elle a eu lieu le 7 avril 2021. C’était exactement les 5 ans de la naissance de Voice. Une bonne date pour célébrer la richesse des personnes qui composent la famille Voice et pour célébrer leur travail. Ensemble, nous avons organisé des célébrations nationales hors ligne au Mali, au Niger, au Nigéria, en Ouganda et au Laos, des célébrations nationales en ligne en Tanzanie, au Kenya, au Cambodge, en Indonésie et aux Philippines, ainsi qu’un programme mondial de 3 heures au cours duquel tout le monde s’est connecté en ligne. VoiceAt5 a été un voyage en soi ! Voici quelques-uns des commentaires que nous avons reçus après : C’était très amusant. J’ai particulièrement apprécié l’aspect créatif et divertissant du segment d’introduction où les participants de chaque pays ont été appelés et ont salué tout le monde. Le bruit de la fête nous donnait l’impression d’être dans une vraie fête en présentiel.

Le présent blog est le premier d’une série de deux dans lesquels je partage les leçons les plus importantes que j’ai apprises en tant qu’organisatrice de VoiceAt5 en ce qui concerne la facilitation du processus. Je me focalise principalement sur le programme de 3 heures en ligne. Dans le deuxième blog, je partage les leçons sur tous les aspects techniques de l’événement, en me focalisant toujours sur le programme de 3 heures en ligne. J’espère que ces leçons vous seront utiles lorsque vous organiserez un événement hybride (aussi bien en ligne qu’hors ligne).

Leçon 1 : Commencer au bon moment. La porte toujours ouverte…

Organiser un événement participatif, inclusif et engageant demande du temps. Il faut du temps pour créer une équipe, définir l’intention, concevoir l’installation, le programme, inviter les conférenciers, les artistes, les interprètes, les animateurs. Il faut du temps pour les briefer, préenregistrer, monter les vidéos et communiquer sur votre événement spécial. Si la période de préparation commence à temps, l’équipe d’organisation se sentira plus à l’aise.

La question de savoir quand commencer les préparatifs d’un événement est intéressante. La chose la plus importante est que nous tous, les intéressés, ayons un sentiment collectif à propos de l’événement. Lorsque nous nous connectons tous à notre esprit et à notre cœur et que nous commençons à nous sentir enthousiastes, nous nous inspirons les uns les autres et nous pouvons constater que les choses se mettent en place. Nous nous connectons à quelque chose de plus grand que nous-mêmes.

Leçon 2 : Créer une équipe. La clé du succès est dans le travail d’équipe!

L’organisation d’un événement n’est peut-être qu’une des nombreuses choses sur lesquelles vous travaillez quand bien même vous n’avez que deux mains. Commencez par créer en amont une vue d’ensemble claire des rôles que vous envisagez. Identifiez les compétences dont vous avez besoin. Assistance technique ? (voir la leçon 4 du blog 2). Soutien à l’organisation d’événements ? Soutien en matière de communication ? Pouvez-vous trouver ces compétences en interne ou en externe ? Certaines organisations partenaires peuvent peut-être jouer un rôle ? Si vous engagez des capacités externes, commencez tout de suite le processus de recrutement !

Une fois que vous savez qui sont les membres de votre équipe, prenez le temps de connaître les compétences de chacun d’eux et d’établir des relations. En faisant cela, vous créez un tissu social unique sur lequel vous pouvez compter, surtout pendant l’événement, lorsque le niveau de stress monte!

Leçon 3 : Répétez l’ensemble de l’événement une semaine à l’avance. Littéralement !

En plus des répétitions séparées avec les conférenciers, les animateurs, les interprètes, etc., répétez également l’ensemble de l’événement. Une fois que vous connaissez la date de l’événement, programmez immédiatement la répétition 7 jours à l’avance pour vous assurer qu’elle figure dans l’agenda de chacun. Lorsque de nouvelles personnes rejoignent le programme, invitez-les immédiatement à la répétition.

La répétition de l’ensemble de l’événement est le moment où les acteurs se familiarisent avec l’aspect technique et organisationnel global de l’événement et où vous avez encore le temps d’adoucir les moments de transition (le passage d’une partie du programme à l’autre), de résoudre les problèmes techniques et de peaufiner les briefings (lire également la leçon 6 du blog 2 ).

Lorsque vous organisez un événement hybride (en ligne et hors ligne), assurez-vous que les connexions internet, vidéo et audio dans les salles physiques sont testées. Si quelque chose ne fonctionne pas, il serait encore temps de louer/d’acheter de nouveaux équipements et d’organiser une assistance technique.

Une feuille de route est un document très utile à créer au tout début de la période de préparation. Il s’agit d’une vue d’ensemble de toutes les étapes à franchir pour réaliser l’événement. Les répétitions sont l’une des dernières étapes de votre feuille de route. Les répétitions font également tant de sensation chez toutes les personnes impliquées !

Leçon 4 : Concevoir un programme énergisant, notamment en ligne

Outre le contenu à partager, pensez à l’énergie ou aux sentiments que vous souhaitez susciter chez le public. Comment rendre le programme attrayant ? Les éléments suivants fonctionnent bien :

• Mettre les détenteurs de droit au centre de l’attention ! Ils sont le point central de notre travail. Commencez à les impliquer dès la phase de conception du programme. Il n’y a rien de plus puissant que des personnes qui partagent leur propre histoire, au lieu de laisser quelqu’un d’autre parler à leur nom.
• Il faut se focaliser sur les histoires personnelles plutôt que sur les discours. Plus l’histoire est personnelle, plus il est facile pour les gens de s’identifier à elle. Ce document aide à informer les gens et explique comment raconter une histoire qui touche nos esprits, nos cœurs et tout notre corps.
• Il faut s’éloigner des protocoles et remettre en question le statu quo. L’engagement des hautes personnalités (comme les ambassadeurs) est important, mais la question est de savoir comment et quand elles peuvent le mieux entrer dans le programme. Peut-être à la fin ? Peut-être peuvent-ils être interviewés ? Veillez à leur donner un briefing clair.
• Faites une place aux arts et à la culture : la musique, la poésie ou le théâtre, associés aux intentions de l’événement, sont une bénédiction. Les spectacles résonnent avec d’autres sens que le seul cerveau, mais aussi avec le cœur, le corps et notre âme. Commencez à temps, car ces spectacles ont besoin d’être enregistrés à l’avance.
• Trouvez un bon équilibre entre la diffusion de vidéos (préenregistrées) et les interactions humaines. Il peut être plus facile d’opter pour les vidéos, mais sachez que les gens aiment vivre des interactions humaines. Un discours peut ne pas être parfait lorsqu’il est en direct, mais il a au moins l’énergie du moment, y compris l’excitation et les autres sentiments et pensées spontanés du conférencier.
• Prévoyez des moments où les participants pourront s’exprimer et demandez-leur de partager leurs réflexions en petits groupes et/ou en plénière. Cela vous donnera non seulement une idée de ce qui se passe parmi les participants, mais permettra aussi à ces derniers de se sentir écoutés.
• Engagez quelqu’un pour animer le chat. La fonction « chat » est un espace idéal permettant aux gens de partager et de se connecter. Rédigez des messages types avant même que l’événement réel n’ait lieu, afin que la personne en charge du chat – en plus des commentaires spontanés – puisse copier-coller les messages pré-écrits.

Leçon 5 : La beauté de la communication!

Nous avons la tendance à sous-estimer l’importance de la communication. Pourtant, puisque nous consacrons beaucoup de temps à l’organisation d’un grand événement, autant consacrer beaucoup de temps aussi pour communiquer là-dessus ! Créez une belle page consacrée à l’événement. Nous n’en avions pas pour VoiceAt5… Cette page pourrait contenir toutes les informations dont les participants ont besoin : le programme, les biographies de tous les conférenciers, des extraits des spectacles, le plan virtuel de la salle, bref, tout ce qu’il faut pour se mettre dans l’ambiance

Leçon 6 : Gagnez du temps en utilisant du matériel déjà existant

Utilisez des œuvres qui ont déjà été créées par d’autres. Cela m’a beaucoup aidée d’écrire des TdR qui ont été créés pour des événements précédents. Et n’hésitez pas à utiliser les nombreux TdR que j’ai rédigés pendant l’organisation de VoiceAt5 ! Vous n’avez qu’à approcher l’un de vos contacts chez Voice ! Cela vous épargnera beaucoup de travail!

C’est tout pour le moment. Voici le lien vers le deuxième blog sur la facilitation technique. Bonne lecture !

Et si vous voulez vous rafraîchir la mémoire et faire battre votre cœur plus vite en revenant à la célébration de VoiceAt5, alors jetez un coup d’œil sur les vidéos suivantes !

• https://www.youtube.com/watch?v=VuXASanBhHo → Chez M. Dansey, Abuja, Nigeria
• https://www.youtube.com/watch?v=T1DYRfWwU98&t=16s→ Célébration de Voice au Laos
• https://www.youtube.com/watch?v=lPNpoL-dEr8&ab_channel=VoiceGlobal→ 5 ans de Voice : compilation
• https://www.youtube.com/watch?v=tsZaPmE-GBA&t=14s→ VoiceAt5, suite.