Valoriser le bien-être : une réponse à une affaire de fraude aux Philippines

Note : il est tout à fait normal de considérer tout cas de fraude comme une situation de gêne pour tout projet. La Coalition COSE a dû gérer un incident similaire dans le cadre de son projet Voice. L’incident a toutefois été résolu en interne. Lorsque le programme Voice est venu pour discuter de la situation, il est ressorti que c’était aussi une expérience d’apprentissage pour l’organisation. C’est pourquoi la proposition a été faite pour que le partenaire réfléchisse sur la situation afin de partager cette expérience à travers le blog ci-dessous.

Télécharger l’étude de cas (en anglais seulement)

Par la Coalition d’Assistance aux Personnes Agées, un partenaire d’Influence des Philippines.

Le coordonnateur du projet a attiré l’attention de la coordonnatrice des projets sur des dépenses douteuses, des pratiques douteuses cf les fiches de présence et le contenu incohérent des rapports de l’agent de développement communautaire (ADC). Ces instances ont servi de base pour lancer une enquête sur la situation afin de clarifier et de valider l’information avec exactitude.

La Coalition d’Assistance aux Personne Agées (COSE) (en anglais
seulement) est une organisation non gouvernementale qui travaille avec et pour le bien-être des personnes âgées dans les communautés urbaines et rurales à travers l’organisation communautaire, le plaidoyer et le réseautage et le renforcement des capacités. Le programme met actuellement en œuvre un projet de deux ans intitulé « améliorer l’accès aux programmes de protection sociale par l’engagement des personnes âgées » dans trois municipalités de la région III grâce au soutien financier de Voice, une initiative financée par le Ministère des Affaires Etrangères des Pays-Bas dans le cadre de leur politique globale « dialogue et dissidence » (en anglais seulement).

Processus d’Investigation

COSE a pris l’affaire au sérieux. La direction a largement discuté de cette inquiétude pressante et un accord a été trouvé sur la méthodologie et les plans d’investigation.

Les documents antérieurs et actuels soumis par l’agent de développement communautaire concerné ont été examinés par le responsable financier qui est en même temps coordonnateur du projet, ce qui a confirmé en quelque sorte la théorie initiale qu’une fraude financière avait été commise. L’équipe a validé l’information par le biais de visites terrain et discussions avec les responsables communautaires. Sans dévoiler le contenu des investigations tout de suite, les enquêtes ont porté sur les activités censées être menées et sur la façon dont l’agent de développement communautaire les a menées, un peu comme une procédure d’évaluation des activités. Cependant, COSE ne s’est pas limité à cela. La Coalition s’est également appuyée sur les média sociaux pour valider d’autres informations et circonstances qui pourraient réfuter les revendications et les alibis du personnel impliqué et corroborer davantage la théorie de la fraude, qui devenait de plus en plus évidente. En dehors de cela, le coordonnateur du projet a également visité l’agent de développement communautaire à son domicile pour recueillir des informations supplémentaires en lui demandant le statut des activités en suspens, en particulier les activités avec le budget correspondant déjà déposé sur son compte.

Après le recueil des preuves, une entrevue tête a tête avec l’agent communautaire a eu lieu avec les membres de l’équipe. Au cours de cet entretien, l’agent a été interrogé sur la fraude financière qu’il avait commise. Cela a permis d’entendre la version de l’agent. Après une série de questions, il a admis que certaines activités n’ont pas encore été menées, mais il a soumis des rapports de liquidités et d’autres documents connexes tout de même pour montrer qu’il les avait déjà réalisées. Malgré les preuves claires qui lui ont été présentées, il n’a pas facilement confessé toute l’ampleur de son forfait.

Sur cette base, la Coalition a consolidé toutes les preuves tout en intimant a l’agent de développement communautaire des explications au cours des 72 heures qui ont suivi. Ensuite, une audience interne s’est tenue pour discuter du cas. Après une analyse approfondie, l’agent a été reconnu coupable de fraude. Un avis de fin de contrat lui a été immédiatement délivré. Cette décision a été prise conformément aux législations nationales et aux textes règlementaires de l’organisation en vigueur.

Valoriser le bien être

La fraude constitue un crime. Mais le sens de l’humanité est important. En tant qu’organisation humanitaire, nous avons traité le cas avec soin en veillant à ce qu’il n’y ait pas de violation des droits tout le long du processus et que nous ne nuisions à la dignité du personnel concerné durant toute la procédure d’enquête et de décision. COSE a confidentiellement commandité le processus d’enquête sans divulguer d’informations susceptibles de nuire à l’accusé et/ou à l’organisation dans le strict respect des lois et règlements en vigueur. Les enquêteurs ont directement posé des questions et validé l’information auprès des personnes les plus concernées. COSE a donné l’assurance d’utiliser de façon responsable l’information recueillie.

COSE a fourni plusieurs espaces pour que le staff admette de façon honnête les écarts de gestion en utilisant des visites à domicile, et une entrevue en tête à tête. En fait, le coordinateur du projet a même eu une discussion avec l’agent de développement communautaire concerné et lui a expliqué les effets positifs et les ramifications de son action. L’agent a également été encouragé à partager avec d’autres personnes en qui il a confiance dans le souci de pouvoir trouver un soutien et un réconfort moral. Après la publication de la note de résiliation, COSE a régulièrement veillé sur les actions de l’agent pour s’assurer qu’il ne fera jamais rien de nuisible à lui-même. COSE estime que l’humanité est primordiale et doit être respectée en tout temps.

Leçons apprises

Cet incident a permis de mettre à jour plusieurs leçons au sein de l’organisation. Tout d’abord, il a permis à l’organisation de se rendre compte que le système de suivi existant n’est pas suffisant pour empêcher qu’un tel cas de fraude se produise. Les médias sociaux peuvent être un excellent outil pour valider l’information liée à la localisation et aux activités sociales d’une personne. Dans le traitement des cas de fraude, l’approche technique peut être efficace. Mais si nous incluons la compassion et une compréhension plus large des circonstances et des motivations de la personne impliquée, alors tout devient encore plus facile -une telle approche a encouragé l’agent à être plus ouvert et expressif par rapport à ses sentiments et émotions au sujet de la situation et comment et pourquoi c’est arrivé.

Recommandation

COSE doit revisiter ses politiques internes et corriger ses lacunes. Il faut intensifier le suivi régulier que font les coordonnateurs de projet. Leur implication dans les dossiers financiers liés au projet doit être augmentée. En plus, COSE s’est rendu compte de la nécessité d’améliorer son système de recrutement de personnel pour s’assurer que tous les membres du personnel sont soigneusement présélectionnés, notamment dans les volets liés aux politiques, à la gestion et aux responsabilités en matière de finances.