{"id":16695,"date":"2022-03-07T15:09:30","date_gmt":"2022-03-07T14:09:30","guid":{"rendered":"https:\/\/voice.global\/?post_type=blog&p=16695"},"modified":"2022-03-07T15:12:50","modified_gmt":"2022-03-07T14:12:50","slug":"organiser-evenement-hybride-premiere-partie","status":"publish","type":"blog","link":"https:\/\/voice.global\/fr\/blog\/organiser-evenement-hybride-premiere-partie\/","title":{"rendered":"Organiser un \u00e9v\u00e9nement hybride ? Premi\u00e8re Partie"},"content":{"rendered":"

Premi\u00e8re partie : Apprentissage sur la facilitation de processus<\/strong><\/h3>\n

Par Evelien van Egmond, Organisatrice d’\u00e9v\u00e9nements VoiceAt5 (freelance)<\/p>\n

Vous souvenez-vous de la c\u00e9l\u00e9bration de VoiceAt5 de l’ann\u00e9e derni\u00e8re ? Elle a eu lieu le 7 avril 2021. C\u2019\u00e9tait exactement les 5 ans de la naissance de Voice. Une bonne date pour c\u00e9l\u00e9brer la richesse des personnes qui composent la famille Voice et pour c\u00e9l\u00e9brer leur travail. Ensemble, nous avons organis\u00e9 des c\u00e9l\u00e9brations nationales hors ligne au Mali, au Niger, au Nig\u00e9ria, en Ouganda et au Laos, des c\u00e9l\u00e9brations nationales en ligne en Tanzanie, au Kenya, au Cambodge, en Indon\u00e9sie et aux Philippines, ainsi qu’un programme mondial de 3 heures au cours duquel tout le monde s’est connect\u00e9 en ligne. VoiceAt5 a \u00e9t\u00e9 un voyage en soi ! Voici quelques-uns des commentaires que nous avons re\u00e7us apr\u00e8s : C’\u00e9tait tr\u00e8s amusant. J’ai particuli\u00e8rement appr\u00e9ci\u00e9 l\u2019aspect cr\u00e9atif et divertissant du segment d’introduction o\u00f9 les participants de chaque pays ont \u00e9t\u00e9 appel\u00e9s et ont salu\u00e9 tout le monde. Le bruit de la f\u00eate nous donnait l’impression d’\u00eatre dans une vraie f\u00eate en pr\u00e9sentiel.<\/strong><\/p>\n

Le pr\u00e9sent blog est le premier d’une s\u00e9rie de deux dans lesquels je partage les le\u00e7ons les plus importantes que j’ai apprises en tant qu’organisatrice de VoiceAt5 en ce qui concerne la facilitation du processus. Je me focalise principalement sur le programme de 3 heures en ligne. Dans le deuxi\u00e8me blog<\/a>, je partage les le\u00e7ons sur tous les aspects techniques de l’\u00e9v\u00e9nement, en me focalisant toujours sur le programme de 3 heures en ligne. J’esp\u00e8re que ces le\u00e7ons vous seront utiles lorsque vous organiserez un \u00e9v\u00e9nement hybride (aussi bien en ligne qu\u2019hors ligne).<\/p>\n

Le\u00e7on 1 : Commencer au bon moment. La porte toujours ouverte…<\/strong><\/h3>\n

Organiser un \u00e9v\u00e9nement participatif, inclusif et engageant demande du temps. Il faut du temps pour cr\u00e9er une \u00e9quipe, d\u00e9finir l’intention, concevoir l’installation, le programme, inviter les conf\u00e9renciers, les artistes, les interpr\u00e8tes, les animateurs. Il faut du temps pour les briefer, pr\u00e9enregistrer, monter les vid\u00e9os et communiquer sur votre \u00e9v\u00e9nement sp\u00e9cial. Si la p\u00e9riode de pr\u00e9paration commence \u00e0 temps, l’\u00e9quipe d\u2019organisation se sentira plus \u00e0 l’aise.<\/p>\n

La question de savoir quand commencer les pr\u00e9paratifs d’un \u00e9v\u00e9nement est int\u00e9ressante. La chose la plus importante est que nous tous, les int\u00e9ress\u00e9s, ayons un sentiment collectif \u00e0 propos de l’\u00e9v\u00e9nement. Lorsque nous nous connectons tous \u00e0 notre esprit et \u00e0 notre c\u0153ur et que nous commen\u00e7ons \u00e0 nous sentir enthousiastes, nous nous inspirons les uns les autres et nous pouvons constater que les choses se mettent en place. Nous nous connectons \u00e0 quelque chose de plus grand que nous-m\u00eames.<\/p>\n

Le\u00e7on 2 : Cr\u00e9er une \u00e9quipe. La cl\u00e9 du succ\u00e8s est dans le travail d’\u00e9quipe!<\/strong><\/h3>\n

L’organisation d’un \u00e9v\u00e9nement n’est peut-\u00eatre qu’une des nombreuses choses sur lesquelles vous travaillez quand bien m\u00eame vous n’avez que deux mains. Commencez par cr\u00e9er en amont une vue d’ensemble claire des r\u00f4les que vous envisagez. Identifiez les comp\u00e9tences dont vous avez besoin. Assistance technique ? (voir la le\u00e7on 4 du blog 2<\/a>). Soutien \u00e0 l’organisation d’\u00e9v\u00e9nements ? Soutien en mati\u00e8re de communication ? Pouvez-vous trouver ces comp\u00e9tences en interne ou en externe ? Certaines organisations partenaires peuvent peut-\u00eatre jouer un r\u00f4le ? Si vous engagez des capacit\u00e9s externes, commencez tout de suite le processus de recrutement !<\/p>\n

Une fois que vous savez qui sont les membres de votre \u00e9quipe, prenez le temps de conna\u00eetre les comp\u00e9tences de chacun d\u2019eux et d’\u00e9tablir des relations. En faisant cela, vous cr\u00e9ez un tissu social unique sur lequel vous pouvez compter, surtout pendant l’\u00e9v\u00e9nement, lorsque le niveau de stress monte!<\/p>\n

Le\u00e7on 3 : R\u00e9p\u00e9tez l’ensemble de l’\u00e9v\u00e9nement une semaine \u00e0 l’avance. Litt\u00e9ralement\u00a0!<\/strong><\/h3>\n

En plus des r\u00e9p\u00e9titions s\u00e9par\u00e9es avec les conf\u00e9renciers, les animateurs, les interpr\u00e8tes, etc., r\u00e9p\u00e9tez \u00e9galement l’ensemble de l’\u00e9v\u00e9nement. Une fois que vous connaissez la date de l’\u00e9v\u00e9nement, programmez imm\u00e9diatement la r\u00e9p\u00e9tition 7 jours \u00e0 l’avance pour vous assurer qu’elle figure dans l’agenda de chacun. Lorsque de nouvelles personnes rejoignent le programme, invitez-les imm\u00e9diatement \u00e0 la r\u00e9p\u00e9tition.<\/p>\n

La r\u00e9p\u00e9tition de l’ensemble de l’\u00e9v\u00e9nement est le moment o\u00f9 les acteurs se familiarisent avec l’aspect technique et organisationnel global de l’\u00e9v\u00e9nement et o\u00f9 vous avez encore le temps d\u2019adoucir les moments de transition (le passage d’une partie du programme \u00e0 l’autre), de r\u00e9soudre les probl\u00e8mes techniques et de peaufiner les briefings (lire \u00e9galement la le\u00e7on 6 du blog 2<\/a> ).<\/p>\n

Lorsque vous organisez un \u00e9v\u00e9nement hybride (en ligne et hors ligne), assurez-vous que les connexions internet, vid\u00e9o et audio dans les salles physiques sont test\u00e9es. Si quelque chose ne fonctionne pas, il serait encore temps de louer\/d\u2019acheter de nouveaux \u00e9quipements et d’organiser une assistance technique.<\/p>\n

Une feuille de route est un document tr\u00e8s utile \u00e0 cr\u00e9er au tout d\u00e9but de la p\u00e9riode de pr\u00e9paration. Il s’agit d’une vue d’ensemble de toutes les \u00e9tapes \u00e0 franchir pour r\u00e9aliser l’\u00e9v\u00e9nement. Les r\u00e9p\u00e9titions sont l’une des derni\u00e8res \u00e9tapes de votre feuille de route. Les r\u00e9p\u00e9titions font \u00e9galement tant de sensation chez toutes les personnes impliqu\u00e9es !<\/p>\n

Le\u00e7on 4 : Concevoir un programme \u00e9nergisant, notamment en ligne<\/strong><\/h3>\n

Outre le contenu \u00e0 partager, pensez \u00e0 l’\u00e9nergie ou aux sentiments que vous souhaitez susciter chez le public. Comment rendre le programme attrayant ? Les \u00e9l\u00e9ments suivants fonctionnent bien :<\/p>\n